Tùy thuộc vào địa điểm du lịch và quốc tịch của hành khách, để đăng ký đi tour hành khách cần chuẩn bị Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (còn hạn sử dụng) đối với tour du lịch nội địa Việt Nam, và Hộ chiếu (còn hạn trên 6 tháng) đối với tour du lịch quốc tế. Ngoài ra đối với một số nước hành khách sẽ được yêu cầu hộ chiếu phải còn hạn từ 3-6 tháng trước khi hết hạn sử dụng và phải chuẩn bị thêm hồ sơ để xin visa, hồ sơ theo yêu cầu của Lãnh sự quán/ Đại sứ quán quy định.

– Tùy vào quy định của mỗi tour mà bạn có thể đặt tour trước ít nhất bao nhiêu ngày trước khi tour khởi hành. Tuy nhiên, để đảm bảo có chỗ ngồi tốt và hành trình du lịch được chuẩn bị sẵn, hành khách nên đăng ký tối thiểu trước 1 tuần đối với tour nội địa Việt Nam và 1 tháng đối với tour quốc tế so với ngày khởi hành.

– Riêng đối với các tour cần phải xin Visa thì hành khách phải chuẩn bị hồ sơ để xin Visa theo yêu cầu cụ thể của từng nước đến. Hãy nhớ rằng, Visa có thể mất đến 6 tuần để xử lý và thường đi kèm một khoản phí dịch vụ.
Trường hợp bị từ chối Visa, hành khách sẽ mất phí làm Visa và đặt cọc vé máy bay theo phần liệt kê ở Chính sách – Điều kiện hủy tour trong Chương trình du lịch chi tiết tùy thuộc mỗi tour.

– Để đảm bảo an toàn đến sức khỏe khi tham gia tour và để có những trải nghiệm tuyệt vời nhất, hành khách cần phải đảm bảo đủ sức khỏe khi tham gia tour của Heyotour.
+ Đối với khách nữ từ 55 tuổi trở lên và khách nam từ 60 trở lên: Heyotour khuyến cáo nên có người thân dưới 55 tuổi (đáp ứng đủ điều kiện sức khỏe) đi cùng để có thể kịp thời hỗ trợ nếu có vấn đề xảy ra khi đi tour.
+ Khách từ 70 tuổi trở lên: Bắt buộc phải có người thân dưới 55 tuổi (đầy đủ sức khỏe) đi cùng và nộp kèm giấy khám sức khỏe, trong đó có xác nhận đủ sức khỏe để đi du lịch của bác sĩ và giấy cam kết sức khỏe theo mẫu quy định.
+ Khách từ 80 tuổi trở lên thì không có chế độ bảo hiểm nên Heyotour thường không nhận khách ở độ tuổi này.

– Với người bị hạn chế di chuyển, phải di chuyển bằng xe lăn thì hành khách nên tham khảo quy định, chính sách về đối tượng tham gia tour tại Chính sách trong Chương trình du lịch của mỗi tour để biết thêm chi tiết.

Hành khách từ 14 – 18 tuổi :
– Đối với hành khách mang quốc tịch nước ngoài: hộ chiếu (bản chính) phải còn thời hạn trên 6 tháng tính đến ngày về.
– Đối với hành khách mang quốc tịch Việt Nam, cần có một trong các loại giấy tờ sau:
+ Hộ chiếu (bản chính) phải còn thời hạn tính đến ngày về.
+ Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (có thời hạn sử dụng không quá 15 năm, tính từ ngày cấp).
+ Giấy chứng nhận nhân thân có xác nhận của công an phường, xã nơi cư trú.

Hành khách từ 14 tuổi trở xuống:
– Đối với hành khách mang quốc tịch nước ngoài: hộ chiếu (bản chính).
– Đối với hành khách mang quốc tịch Việt Nam phải xuất trình một trong các loại giấy tờ sau:
+ Hộ chiếu (bản chính) phải còn thời hạn trên 06 tháng tính đến ngày về.
+ Giấy khai sinh (bản chính).
+ Giấy chứng sinh (đối với trường hợp dưới 01 tháng tuổi chưa có giấy khai sinh);
+ Giấy xác nhận của tổ chức xã hội đối với trẻ em do tổ chức xã hội đang nuôi dưỡng còn giá trị sử dụng.

Đối với trẻ em dưới 14 tuổi đi máy bay nhưng không có người đi kèm, ngoài các loại giấy tờ trên cần có giấy cam kết và giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.

– Khi đi tour, trẻ em dưới 18 tuổi phải có Bố Mẹ hoặc người thân trên 18 tuổi đi cùng. Trường hợp không đi cùng bố mẹ hoặc đi một mình (tùy theo độ tuổi quy định của nhà cung cấp tour) thì phải có giấy ủy quyền có xác nhận của chính quyền địa phương.
– Khi đặt tour khách hàng nên trao đổi thông tin với nhà cung cấp dịch vụ lữ hành để được tư vấn chi tiết.

Nếu khách hàng có nhu cầu cần xuất hóa đơn thì ngay sau khi đặt tour thành công vui lòng liên hệ với Heyotour qua tổng đài (+84) 368 627 318 hoặc gửi mail yêu cầu về hộp thư kinhdoanh@heyotour.com đồng thời cung cấp thông tin xuất hóa đơn cho Heyotour, Heyotour sẽ không nhận xuất hóa đơn sau khi tour đã kết thúc.

Hành khách cần tham khảo phần Chính sách trong Chương trình du lịch của mỗi tour để biết thêm chi tiết về các thông tin quy định, các chi phí dịch vụ bao gồm, không bao gồm trong giá tour.

Khi khách hàng có nhu cầu suất ăn đặc biệt (ăn chay, dị ứng…) cần liên hệ thông báo trước cho hướng dẫn viên đoàn và TT CSKH Heyotour ngay sau khi đặt tour để tránh tình trạng sai sót không đáng có.

– Trường hợp đăng ký tour du lịch nội địa Việt Nam:
+ Khi đăng ký một mình, hành khách sẽ phải thanh toán thêm chi phí phụ thu phòng đơn, khi có khách lẻ ghép cùng, Heyotour sẽ hoàn lại chi phí này cho hành khách.

– Trường hợp đăng ký tour du lịch quốc tế:
+ Khi đăng ký một mình, hành khách sẽ được xếp ngủ ghép với một khách khác hoặc trưởng đoàn Heyotour có cùng giới tính, trường hợp muốn nghỉ ngơi thoải mái, có thể đăng ký ngủ phòng đơn sẽ thu thêm phí.
+ Còn đối với đăng ký 3 khách sẽ được bố trí ở phòng 3. Phòng 3 khách thường được khách sạn xếp thêm giường phụ/ giường xếp hoặc sofa bed, không giống như giường đã có sẵn trong phòng.
+ Trường hợp không có phòng 3 người khả dụng, Heyotour khuyến khích hành khách tách 1 người ra ngủ ghép (đối với du lịch quốc tế) hoặc đóng thêm chi phí phòng đơn (đối với du lịch nội địa Việt Nam) để có không gian thoải mái hơn, thuận tiện nghỉ ngơi, sử dụng nhà vệ sinh. Heyotour sẽ ưu tiên sắp xếp hai phòng gần nhau để hành khách tiện liên hệ.

Tại phần Chính sách trong Chương trình du lịch của mỗi tour đều nêu rõ các quy định về thời gian hủy tour và chính sách hoàn – hủy. Trong trường hợp vì một số lý do nào đó hành khách không thể đi tour, hãy kiểm tra lại thông tin này để xem có thể hủy và được hoàn trả chi phí hay không.

– Heyotour có trách nhiệm tiếp nhận khiếu nại liên quan đến giao dịch thanh toán tại Heyotour. Heyotour đề cao giải pháp thương lượng, hòa giải giữa các bên nhằm duy trì sự tin cậy của Người dùng vào chất lượng dịch vụ của Heyotour và thực hiện theo các bước sau:
+ Bước 1: Người dùng khiếu nại về giao dịch thanh toán gửi phản hồi qua email Bộ phận Kinh doanh kinhdoanh@heyotour.com.
+ Bước 2: Bộ phận Kinh doanh của Heyotour sẽ tiếp nhận các khiếu nại của Người dùng, tùy theo tính chất và mức độ của khiếu nại, Heyotour sẽ có những biện pháp cụ thể hỗ trợ Khách hàng để giải quyết tranh chấp đó trên cơ sở các Chính sách mà Heyotour đã công bố.

– Nếu thông qua hình thức thỏa thuận mà vẫn không thể giải quyết được mâu thuẫn phát sinh từ giao dịch giữa hai bên, thì một trong hai bên sẽ có quyền nhờ đến cơ quan pháp luật có thẩm quyền can thiệp nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các bên.

– Nếu hành khách bị bất kỳ bệnh lý nào, hãy đảm bảo mang theo đầy đủ thuốc liên quan trước khi khởi hành trong chuyến đi của mình. Đồng thời thông báo cho chúng tôi về bất kỳ tình trạng y tế quan trọng nào mà hành khách có thể có tại thời điểm đặt tour để được hỗ trợ. Thông thường những địa điểm của các chuyến đi du lịch sẽ không đảm bảo có các hiệu thuốc hoặc trạm y tế có thể đi đến ngay lập tức.

– Rất tiếc, một số chuyến đi của chúng tôi sẽ không phù hợp với những hành khách có một số khuyết tật về thể chất. Trước khi đặt tour, vui lòng liên hệ với TT CSKH Heyotour để thảo luận về những chuyến đi nào sẽ phù hợp theo mức độ hỗ trợ cần thiết. Việc không thông báo các nhu cầu bổ sung trước khi đặt chỗ chuyến đi có thể đồng nghĩa rằng chúng tôi không thể tiếp tục việc đặt tour của hành khách ở giai đoạn sau.

– Chúng tôi cần đảm bảo bất kỳ nhu cầu đặc biệt, dịch vụ hoặc người đứng ra hỗ trợ xuyên suốt chuyến đi được thảo luận tại thời điểm đặt tour. Heyotour không cung cấp các thiết bị như xe lăn và sẽ không chịu trách nhiệm về việc hành khách hoặc người bạn đồng hành có thể không cung cấp các dịch vụ này.

– Ốm đau là điều không ai mong muốn xảy ra, nhưng đôi khi nó có thể xảy ra khi hành khách đang trên đường trải nghiệm thực phẩm và phong cách sống mới tại các địa điểm du lịch. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của bệnh, Hướng dẫn viên hoặc người quản lý chuyến đi sẽ giúp hành khách tìm những loại thuốc hoặc phương pháp điều trị sơ cấp cứu khác nhau. Trong trường hợp xảy ra sự cố y tế nghiêm trọng, quyết định sáng suốt nhất là hãy đến cơ sở y tế gần nhất để được điều trị đầy đủ nhất.

– Mua bảo hiểm du lịch toàn cầu khi đi du lịch với Heyotour là điều bắt buộc và sẽ đảm bảo hành khách được bảo hiểm cho bất kỳ thương tích cá nhân, chi phí y tế, v.v. mà hành khách có thể phải chịu.

Điểm tham quan tại nước ngoài trong các chương trình du lịch của Heyotour đều là những điểm nổi bật, thu hút nhiều khách tham quan trên Thế giới. Do vậy, Quý khách lưu ý cẩn thận tư trang cá nhân khi ở chỗ đông người, luôn đi chung với đoàn, không nên tự ý rời khỏi đoàn để đảm bảo an toàn.